保管しておかなければならない書類はどうするか？

申告書を作成する基になった書類は、ほとんどが提出しません。

なくさないように、家で保管しておくだけで大丈夫です。

提出しなくていい

確定申告書を作成するための、基になった書類はほとんどが提出を求められていません。

レシートや領収書をはじめ、

・帳簿（総勘定元帳など）
・預金通帳や現金出納帳
・クレジットカードの利用明細
・売上の請求書や領主書の控え
・給与や年金の源泉徴収票
・生命保険や地震保険の控除証明書
・ふるさと納税の控除証明書
・医療費控除のレシート

などなど。
保管は求められていますが、提出までは求められていません。

なぜ、提出まで求められていないかと言えば、単純に税務署にも保管スペースがないからでしょう。
そもそも、すべての書類を提出されたからといって、すべてをチェックするのはムリでしょうから。

提出しないからといって、なくしてしまうことはＮＧです。
万が一、税務署から求めがあった場合には、提示が必要だからです。
税務調査があった時には、ほとんどの書類がチェックされます。

裏を返せば、税務署からの求めがなければ（税務調査がなければ）自分で見返すことがない限り、使うことがありません。

現実に、保管しておいただけで使わずに、廃棄するケースがほとんどです。

保存期間

保存しておかなければならない書類は、個人・法人と大きな違いはありません。

7年と5年のものがありますが、間違えて処分してしまうと青色申告の取り消しなどといったことがありますので、念のためすべて7年保管しておいた方が無難でしょう。

なお、法人の場合で赤字の事業年度の場合には10年間の保存が必要です。
（赤字の繰り越しが10年間できるためです）

また、この7年という期間は申告期限から数えて7年です。

この記事を書いているのが令和6年5月6日なので、

個人の確定申告であれば平成28年分の確定申告の期限が平成29年3月15日です。
その7年後（書類の保存期間）が、令和6年3月15日です。

つまり、平成28年以前の確定申告の書類はすべて処分してしまって大丈夫です。
平成29年～令和5年の7年分の書類が残っていれば、問題はありません。

保存の方法

保存の仕方に決まりはありません。
自分が見返さなければ、こういった書類は使いません（通常は見返すことはないでしょうが）。

年（事業年度）ごとに、保管しておくべき書類を段ボールなどの箱にしまっておき、押し入れやクローゼットの奥の方にしまっておけば大丈夫です。

ただし、引越時や大掃除などの時に紛失しないように注意しましょう。

箱には、いつの分か（令和〇年）と、いつまで保管しておかなければならないのか（令和〇年3月15日まで）と書いておきましょう。

要点をまとめると、
・7年はなくさない（一部法人で10年の場合あり）
・どこに置いてあるかをおおまかに把握しておく
・税務調査がなければ通常は使わない（税務調査も通常3年分）
・通常使わないので、進行年と混ざらないようにしておく（書類を探す手間が増えてしまうので）

＜大事なこと＞
保管しておかなければならない書類は、税務調査でもない限り通常は使用しないので、邪魔にならない場所に片づけておきましょう。
ただし、なくさないようにすることも重要です。