久しぶりの紙ベースの仕事は大変でした

独立を機に、ペーパーレスでの仕事を心掛けてきました。
ところが、ペーパーレス不可な仕事があり、かなり苦労しました。
あらためて、紙ベースの作業の大変さを振り返ってみました。

（久々にフル稼働しました）

ペーパーレスでの仕事

独立してまず心掛けたのが、紙での作業を減らすことでした。
自宅が事務所である以上、保管スペースにすぐ限界が来ると思ったからです。
というより、単純に散らかるのがキライだからです。

紙ベースでの仕事が多い相続税の仕事であっても、スキャナーですべてデータ化します。
ペーパーレスでスリムな仕事ができます。

相続税の申告をなるべくペーパーレスでするには

当然ながら、スキャンするだけでもけっこう時間がかかります。
それでも、コピーする手間を考えれば、同じくらいではないかと。
もちろん、我が自宅にはコピー機などありません。

申告書の控えはどうするか…

独立してちょっと考えていたことがあります。

税金の仕事をする上で、最後の仕事にお預かりしていた書類を返却するとともに、申告書の控えをお渡しする事かと思います。さて、その書類をどうお渡しするかです。

一応、デジタルでもアナログでも対応できるようプリンターはあります。
カラーは非対応ですが…

今回、相続税の申告書を相続人様全員欲しいとのことだったので、
一式250枚程度の申告書を3セット作ることになりました。

この作業から、あらためて紙での作業の大変さについてまとめてみます。

紙での作業の大変なこと

消耗品を用意しておかなければならない

紙へプリントアウトするには、プリンターがあるだけではできません。
当然ながら、コピー用紙とインク（トナー）が必要になります。

今回、急遽必要になったので、あわてて買いに行くことになりました。
今まで、必要最小限の分しかなかったので…
これを機に、予備を1セット用意しておくことにしました。

ちょっと、話はそれますが自宅にあるプリンター（複合機）ですが、子供はとても気に入っています。コピーできるのが楽しいようで、よく仕事場に現れます。独立前に仕事用で買ったのですが、私はペーパーレス化にしているためほぼ使っていません。現在ではプライベート使用がほとんどになり、経費には落としていません…

書類を届けるのに時間もお金もかかる

PDFデータであれば、メールに添付するなり、データを共有すれば、5分もあれば書類を届けることができます。

紙であれば、プリントアウト→封筒に入れる→ポストに入れる、といった作業が必要になりそれだけでも5分以上かかることがほとんどです。

そしてポストに入れた時間にもよりますが、届くまで１～２日ほどかかります。
土日は配達がないので、それ以上になることもあります。

そしてお金もかかります。
通常の郵便料金のほかに、オプションで簡易書留は350円、速達は260円かかります。
場合によっては、営業時間内に郵便局に行く必要もあります。

速達とはいえ、データで送るよりははるかに遅いです。

単純に手間もかかる

さて、申告書の控え３セット作ったわけですが、準備していなかったため必要以上に時間がかかってしまったわけですが、途中で消耗品の買い出しに行った時間も含めると、５時間くらいかかったのではないでしょうか。ほとんどの時間が、プリントアウトの時間です。
手間を考えると、データお渡し以外は有料、2セット目から有料というのもアリかもしれません。