相続税の申告の際にお客様からお預かりする書類は、ほとんどが紙ベースの書類です。
事務所の保管スペースがなければ、あっという間に書類の山になってしまいます。
自宅が事務所で、保管スペースはほとんどなくても工夫次第でどうにでもできます。
（ペーパーレスで最大2段分くらいの使用で済みました）
相続税の電子申告は必須
いきなりこんなことを書いてしまうと、税務署の回し者か…と思われてしまうかもしれませんが、
紙ベースの相続税の申告から脱却するには、電子申告は必須です。
相続税の申告自体は、お客様の利用者識別番号さえ分かれば、すぐできます。さほど難しいものではありません。
問題はお客様が利用者識別番号を持っているかどうかです。
以前に確定申告をした方であれば、持っている可能性は高いです。ただし、お客様が利用者識別番号を持っている認識は、まずありません。
わからなければ、とりあえず取得してみましょう。番号自体は即日発行されます。
もし、過去に取得していると税務署から連絡が来ます。
その場合には、今回取得した番号を使うか、過去の番号を使うか選ぶ必要があります。
過去の番号を使う場合は、お客様に利用者識別番号と暗証番号を再度通知してくれます。
そのようなやり取りがあったりするので、多少時間がかかります。
早めに取得しておいた方がいいでしょう。
電子申告の唯一のネックは、税務署の収受印ですね。
収受印であれば書類が増えないのですが、電子申告だと大量の受信通知が出てしまうので。
印刷しなければ、あまり関係ないですが。
書類はとにかくスキャンして返却
相続税の申告は紙との戦いです。
戸籍謄本にしても、通帳にしても、あらゆる資料が紙で出てきます。
整理を怠るとあっという間に書類の山です。
書類がたまれば、探し物をする時間が増えてさらに非効率になります。
相続税の申告の作業に入る前に、必要な書類はすべてスキャンしておきましょう。
スキャナーは必要なく、スマートフォンのスキャンアプリで十分です。
通帳なんかは、スマートフォンの方がスキャンしやすいです。
私は、iPhoneのOneDriveでスキャンしています。
スキャンしてしまえば、ほとんどの書類は必要なくなります。
必要のないものは、すべて返却してしまいましょう。紛失リスクも防げます。
スキャンした書類も整理が必要
書類をスキャンして、必要のない書類を片付けたからといっても、パソコン内のデータが見つからなくなってしまっては、元も子もありません。
データ名はきちんとつけましょう。
データ名の頭に番号をつけておいた方がいいです。
10番台は、戸籍謄本や住民票などの基礎的な情報
20番台は有価証券、30番台は預金関係… などと。
書類が見つかりやすくなります。
そして、PDFの編集ソフトもあったほうがいいです。
私は、ソースネクストのいきなりPDFを使っています（確か8,000円くらいだったかと）。
PDFデータに書き込みができたり、2つ以上のPDFデータを１つにまとめたりと、けっこう使えます。
最初のスキャンの手間はかかりますが、書類が散らかることなくスマートに申告まで行うことができます。
