経費の証明は領収書にこだわる必要はない

経費の証明をするための書類は、領収書だけではありません。

「いつ」「誰に」「いくら」「何を」「何の目的で」が証明できることができれば、あえて領収書にこだわる必要はありません。

レシート＞領収書＞手書きの領収書

経費の証拠のひとつとしてあげられるのが「領収書」です。

経費にするためには「領収書」でなければいけないと思われている方も非常に多いですが、領収書でなくレシートでも充分です。というより、領収書よりレシートの方が証拠能力は優れています。

レシートには「いつ」「誰に」「いくら」「何を」がきちんと記録されています。あとは「何のために」がきちんと主張できればいいからです。これだけは、どの書類でも証明はできませんので。

領収書にしてしまうと、「何を」がわからなくなってしまうことが多くなってしまい、かえって証拠として不都合が生じてしまう場合があります。

さらにこれが手書きの領収書だと、

・記載されるべき箇所が書いていない（発行者側にも問題があるのですが）
・あえて空白にしている（金額を自由に記入できるようにしている→もちろんNGです）
・自分でも作ろうと思えば作れる（やってはいけません）

といった問題がおきやすいため、お勧めできません。私でも手書きの領収書は、他のレシートと比べて疑いの目で見てしまいます。税務署でも同様でしょう、それくらい不正が多いので。

発行者側の都合で手書きの領収書しか出ないケースもあるのでそれがだめというわけではないのですが、きちんと経費として証明できることをきちんと確認しておきましょう。特に、消費税の申告が原則課税の場合には念入りにすべきでしょう。

結局のところ、レシートの方が無難です。「領収書ください」は禁句にしておきましょう。

領収書がない

請求書がきてその支払いを銀行から振り込んだり、カード決済をすると領収書が出ないケースもあります。

この場合には、支払った履歴（預金通帳・カード明細など）＋請求書でもOKです。あえて相手から領収書を求める必要はありません。

支払った履歴で、「いつ」「誰に」「いくら」を確認でき、「何を」を請求書で確認ができるからです。

私の事務所でも請求書は送りますが、お支払いいただいた後で領収書は送りません（お礼のメールはしますが）。

気をつけたいのが、「何を」がわからなくならないようにすることです。支払った履歴だけではダメということです。たまに、クレジットカードの明細だけでレシートは捨てている方もいらっしゃいますが、これはダメです。

請求書もない

メールなどでのやり取りの場合には、正式な請求書もないケースもあります。このような場合でも、「何が」を証明できればOKです。

「○○までに△△円お支払いください」といったメールや手紙といった通知の組み合わせてもいいでしょう。

家賃などの場合でも毎回請求書が来ないケースがほとんどです。この場合は、賃貸借契約書＋支払履歴でOKです。そのため、経費にしている場合には、契約期間が過ぎても捨ててはいけません。

それでも何もなければ…、

どういった内容だったかをきちんと忘れないように記録しておきましょう。認めてくれる場合もありますので。もちろん、不正は言語道断ですが。

＜大事なこと＞
経費として認めてもらうために、「いつ」「誰に」「いくら」「何を」「何の目的で」を証明できるようにしておきましょう。

＜昨日の出来事＞
午前中にブログ、その後法人決算の確認を。
午後は、登山についての調査。