便利だから楽だからと、モノを増やすと、かえって非効率になります。
モノは少ない方が効率的になることもあります。
（開業当時の様子、今は若干散らかってしまいましたが…）
探し物をする時間は意外と多い
仕事をしているうえで、明らかに無駄なことは探し物をする時間です。
仕事に限らず、プライベートにおいても探し物をする時間って多いかと思います。
探し物をしなければならない理由は、モノを多く持ちすぎることかと。
モノが多くなれば便利で効率的になる反面、モノの扱いが雑になりかえって非効率になることもあります。
たとえば、ボールペン。事務所・筆箱・家にそれぞれ置いていませんでしょうか。
1本ずつならまだしも、何本も入っていることの方が多いのではないでしょうか。
どこでも、いつでも使えるようになる半面、扱いが雑になりがちです。
筆箱にあったボールペンが事務所のボールペンになり、家にあったボールペンが筆箱→事務所へ移動していきます。
気づいたら、ボールペンが筆箱に1本もないってことも…、私も何度か経験しました。
それで、今の私はというと、立てることができる筆箱を使っています。
中身は、3色ボールペン・蛍光ペン・ピンクのペン・定規・ミニホッチキス・修正テープ・のりが入っています。
以前の事務所に勤めていた時は、ほぼこれでまかなっていました。
事務所の机には、ほとんど文房具類は入れていませんでした。自宅には、多少の予備があるくらいです。
ボールペンの紛失は、一切なくなりました。事務所の机も片付き、一石二鳥だったかと。
どこでも、同じような仕事ができるようになりましたね。
まあ、今となって見てみると、この筆記用具一式も結構使わなくなりましたが。
その後、ピンクのペンは捨てました。チェック用として結構愛用していたのですが…。
改めて、自分のことを見直せるのも、ブログのよさなのかもしれません。
お客様の書類は速やかに返却する
税理士事務所だと、お客様から紙の資料が送られてくることがあります。
さて、この資料会計ソフト入力してしまえば、使うことはないはずです。
重要そうなものだけコピーするなり、スキャンするなりして、さっさと返却しましょう。
資料を返さない→資料がたまる→必要な書類が見つからない
という、書類を探すという無駄な時間が生じてしまうわけです。
税理士事務所は倉庫ではありません。紛失リスクもあります。
そもそも、レシート類の保管義務はあくまで納税者です。
レシート類に限らず、年末調整の書類なんかも終わったら速やかに返却すべきでしょう。
書類が最低限のモノだけになれば、書類を探す時間が無くなり、効率的になるはずです。
それから、入力ができていないから、単純にたまっているのは避けましょう。
返さないというより、返せないといったことです。
毎月、お金をもらっているようだったら、なおさらです。
いらない資料はとにかく捨てましょう
会計事務所に限らずかもしれませんが、書類は整理しなければ無駄にたまっていくものです。
会議や研修の資料が典型的な例でしょうね。
２～３か月経ったって見返さなかったら、さっさと捨てるべきです。
100％見返すことはありません。見返さないなら、ただのゴミです。
会社員で捨てると怒られる環境であれば、スキャンでもして捨ててしまいましょう。
私も会計事務所に勤めていた時は、捨てると怒られる環境でした。
スキャンして、こっそり捨てていました。
結果、書類が見つからないことはほとんどなかったです。
幸い、捨てていることが見つかることはありませんでしたが…
モノや書類が最低限なものしかなければ、
・仕事周りが片付き、仕事がはかどる（机が全面使用できる）
・モノや書類を探す時間がなく効率的（どこに何があるか把握できる）
・紛失リスクもない
・保管場所も必要ない
・掃除や整理整頓も楽（整理整頓しなくて済むのが理想）
と、メリットばかりです。身の回りを少しずつ整理していきましょう。
