レシート、領収書をなくした場合どうするか

経費の証拠ともなる、レシートや領収書。

なくしてしまった場合、どうすべきか考えてみました。

再発行

一番の理想は、支払った相手が分かる場合には再発行をお願いしてみましょう。

なんだかんだいっても、現物があるにこしたことはありません。

特に金額の大きいものを経費にしたい場合には、必須といってもいいかもしれません。

とはいえ、ホームセンターやスーパー、飲食店など、不特定多数のお客様が相手の場合には、難しいというのが現実だったりします。

その他の書類

再発行が厳しいようであった場合には、他になにか証拠がないか探してみましょう。

例えば、クレジットカードで支払った場合、そのクレジットカードの明細も一つの証拠になります。

本来であれば、クレジットカードで支払っていたとしても、レシートが発行されれば、それも保管しなければなりません。

クレジットカードの明細は領収書代わりになるか？

とはいえ、支払ったという事実が残っているのであれば、それも立派な証拠になります。

他にも、

・銀行の振込履歴
・Suicaの支払履歴（相手がわからないのがネックなのですが）

といったものを、探してみましょう。

出金伝票

それでも、なにもないとなると、出金伝票を作成するということで、経費にすることも可能です。

ただし、本当の最終手段です。税務署から認めてもらえるとは限りませんが、本当に支払ったのであれば、やってみてもいいと思います。

・支払った日
・支払った相手
・支払った金額
・支払った内容

を会計ソフトでも、何かの紙にでも、記録しておいて経費にしておきましょう。

ただし、これも本当の最終手段です。こういったものが何枚もあると、認めてもらうのは厳しくなります。

もちろん、1枚だけど、金額が大きすぎるのもNGです。再発行やほかの証拠書類を探しておき、できる限りのことをしておきましょう。

こういったことを避けるには

経理をするのも人間である以上、紛失というものは避けることができません。なるべく、色々なところに証拠が残るような支払い方をしましょう。

現金払いだと、レシートをなくすと証拠が消えてしまいます。

少しでも証拠が残るように、クレジットカードで支払う、銀行振込をする、Suicaで支払うといったことをしておきましょう。現金での支払いは、それ以外の手段が取れない場合にのみ使うようにしましょう。

それとやはりこまめに経理しておくのがベストでしょう。ためてまとめて処理するよりは、明らかに紛失リスクは少ないです。

なくした場合を今回取り上げましたが、再発行→他の書類で代用→出金伝票と進むに連れて証拠は弱くなってしまいます。

これをやったから、税務署から100%認めてもらえるわけではありません。出金伝票なんかは認めてもらえたらラッキーくらいのレベルです。これを見ただけで、本当に支払ったかどうか、わかりませんからね。

やはり、なくさないのがベストです。

こまめに処理する、万が一なくしても、なるべく証拠が残るような方法を取る、ということを意識してください。

＜昨日の出来事＞
午前は法人決算の申告。
午後は税理士会の集まり、あいまにランニングシューズの買い物。