あらためて紙での仕事の大変を感じました

1/31までに提出しなければいけない給与支払報告書。
都合により初めて紙で提出しましたが、想像以上に大変でした。
データ送信で行うより、時間的にも金銭的にも大きなロスが発生します。

紙での提出に至った理由

結論から言うと、eLTAXを通じて送信したほうが圧倒的に早いです。

年末調整や法定調書の作成の一環としての作業になるので、あとは提出先を設定するだけですむことが多いのではないでしょうか。

それでも紙の書類で提出を試みた理由は、
・給与のCSVデータが取れなかった
・そもそも給与の金額自体はっきりしなかった
・給与計算の一部が他に委託されていた
・源泉徴収票と給与支払報告書もそちらで作成（データは不可）
・給与支払報告書が完了したのが提出期限の1週間前
であったことでした。

実際調べた金額の一部が間違えていたので助かった面はありましたが…

給与支払報告書を書面で提出のステップ

給与支払報告書を提出するには、次のようなステップが必要になります。

１．給与支払報告書印刷する
２．給与支払報告書を提出する市区町村ごとに分類する
３．提出する市区町村のHPをさがす
４．総括表と普通徴収切替理由書をダウンロード、作成
５．封筒に宛先を書いて書類を入れる
６．切手を貼る
７．ポストに入れる

これが、1カ所くらいであればこの方法が早いこともあるでしょう。
これだけのためにeLTAXの使い方を覚えるのも大変ですので。
ただ提出先が多くなればなるほど、書面提出は不利になります。
実際私もこれでほぼ1日費やしております…

もし、これがeLTAXを通じて送信であったら、どれくらい省力化できるのか、あらためて考えてみました。

データ提出のメリット

データ提出であればまず、給与支払報告書を印刷する作業が不要になります（あたりまえですが）。そしてこの印刷作業、間違えるとさらにタイムロスになります。

もう一度印刷する手間と、間違えたものをシュレッダーにかける手間とのダブルパンチです。

給与支払報告書の印刷は、専用用紙（レイアウト済で数字だけ印字する給与支払報告書専用の紙）に印刷するか、白紙に印刷するかと、普段ない選択肢があるのですよね。
今回もそれに気づくこともなく、数十人分をやり直すことに…。

総括表の作成も想像以上に手間がかかります。
市区町村のHPを探すことに加え、総括表をダウンロード。
これがまた、各々違うフォーマットだったりします。
せめて統一してくれれば、と思いつつ。
PDFでしかダウンロードできないと、手書きの作業も発生します。
同じ住所、氏名を何度も書くのは想像以上につかれます。

切手を貼ってポストインにも、切手を用意する必要があります。
枚数の多いところは切手をいくら貼るのかもわからず、結局郵便局に行く手間は必要です。
（あまり郵送はしないので、特別用意はしていませんので…）

郵送の場合は、時間的なコストもかかりますが、金銭的なコストもかかります。
今回は20カ所くらいあったので、2千円ほど。
データ送信であれば０円ですむので、大きなロスです（ケチと思われるかもしれませんが）。

そして、書面送付だと基本的には履歴が残りません。
どこにどのような書類を提出したか、わからなくなってしまいます。

書面でも履歴を残すために、同じものを2つ作り収受印をもらうということができますが、さらに時間的にも金銭的にもロスになります。

まあ、今回はイレギュラーだったのでやむなくということでしたが、そもそもこのようにおちいることのないよう、普段からの仕事の仕組み作りが大切です。

思いもよらぬ形で、時間を失ってしまいます。

＜この記事の考え＞
普段あまりやらない書面提出をやってみると、あらためてデータ提出のよさを感じました。
このようにならないよう、普段からの仕組み作りを学んだ次第です。