お客様の書類預かりで気をつけていること

自分自身はペーパーレスに取り組んでいるものの、お客様の書類については紙で預かるケースというものはけっこうあります。

とはいえ、自宅の一室で仕事をしているため、油断するとすぐパンクする可能性があります。

そうならない、スッキリした環境で仕事をするためにやっていることがあります

すべてを預からない

お客様から書類をお預かりする際には、必要以上にお預かりしないようにしています。

確認したい書類の中には、契約書や預金通帳といった私が持っていってしまうと困るものが必ずあります。

そういったものについては、

・スマホでPDF
・お客様から写真で送ってもらう
・モノによってはCSVデータ

で確認するようにしています。

ちなみにコピーは取らないようにしています。理由はなくすからです。

どのやり方を使うかは、お客様によってちがいます。

第1候補はメール、第2候補はLINEで9割以上のお客様がそれで対応できるのですが、相続関係などの仕事でスマホもないような方については、直接取りに行くなどの地道な対応でやっています。

すぐ捨てる

とはいえ、コピーを渡されることもけっこうあります。

さすがに、写真とってその場で捨てるわけにはいかないので、とりあえず持って帰ります。

ただし、持って帰ったあとは、スキャンして捨てています。

たしかに、紙できちんと整理しておけば見やすいのは確かなのですが、それをやってしまうと、明らかにスペースを取ってしまうので、独立してからは一切やっていません。

とはいえ、ちょっと忙しくなると、あっちこっちに書類やら広告やら散乱してしまうことがあるので、気をつけねばと考えている次第です。

すぐ返す

書類スキャンや写真と言っても、さすがにレシートすべて送ってもらうのは酷なので、細かいレシート類については、お預かりするケースが多いです。

ここで、絶対に大事にしていることは、ある程度整理したうえで、速やかに返却することです。

書類の分量にもよりますが、1ヶ月おきを原則としつつも、ファイル1冊に収まるようであったら1年分預かったままにしているケースもあります。

というのも、あまりまとまった量を預かったままにすれば、すぐに自宅がパンクしますし、そもそもこの保管義務はお客様と考えているからです。

私が預かった書類を紛失しても、悪いのはお客様になってしまうので、それを防止しています（私がお客様から訴えられるかもしれませんが…）。

こういった事もあってか、今のところお客様の書類に埋もれることもなく、スッキリした事務所づくりができていると考えています。

＜昨日の出来事＞
午前にランニング7km、法人決算の申告を1件。
午後はお客様との打ち合わせで茨城県へ（すぐとなりですが）。