経費の証拠になるレシートや領収書には、お金を払ったという記録しか残っていません。
本当に仕事に必要であるのか、ストーリーを残しておく必要があります。
（間接的な経費の典型例である食事代）
経費にするには
経費の証拠には、必ずレシートを保管しておく必要があります。
ただし、レシートがあればどんなものでも経費に落ちるかといえば、そんなことはありません。
経費とするには、
・自分で支払っている
・仕事に関係がある
ことが必要です。
当たり前ですが、仕事に関係あるかどうかは、レシートには記載されていません。
本当に仕事に必要かどうかは、使った本人にしかわかりません。
特に、
・金額の大きなもの
・衣食住に関するもの
・個人的な趣味っぽいもの
・仕事に直接関係のないもの
は、きちんと説明ができる必要があります。
「なぜ仕事をする上で必要なのか」をです。
それが、説明できなければ経費としては認めてもらうことはできません。
ストーリーを作っておく、残す
税務調査の際には、この経費は本当に必要であったかを問われることがあります。
なぜ問われるかというと、本人以外にしかわからないからです。
領収書は、いつ何に使ったか、いくら支払ったかという事実以外わからないからです。
例えば食事であっても、
・仕事での食事
・家族との食事
・友人との食事
など考えられます。経費に落ちなそうな友人との食事であっても、
・仕事を頼まれた
・仕事を手伝ってもらったお礼
・仕事を紹介してもらった
であれば、経費にすることも可能です。
ただし、そのような事実もレシートには描かれていません。
結局のところ、一見仕事とは関係ないものでも経費にする場合には、それを仕事に関係があるとの考えにいたったストーリーが必要です（ちょっと大げさかもしれませんが…）。なぜ、その経費が必要なのかということです。
そしてそのストーリーをメモ書きなどの記録も残しておく必要があります。
記憶でなく、記録です。記憶だと忘れてしまうので。
税務調査の際には、少なくても3年前までさかのぼられます。
このような、細かい記憶を3年分覚えておくのは不可能です（私もできません）。
経費にするにはレシートだけでなく、それを経費にするためのストーリーを記録しておく必要があるのです。
レシート→領主書に変える必要はない
ところで、経費にするには自分で支払ったという事実も必要です。
レシートにはだれが払ったかが記載されていないため、領収書にしてしまう方がいますが、今ではレシートの方が無難です。
領収書だとレシートにある「いつ何に使ったか、いくら支払ったかという事実」のうち、何に使ったかという部分が消えてしまいます。
何のために使ったかというストーリーを残しておいても、肝心な何に使ったかという事実が消えてしまいますので。
＜この記事の考え＞
経費にするには仕事に関係がある必要がありますが、経費にするにいたったストーリーを描いておきましょう。納税者本人にしかわかりませんので。もちろん、記録も残しておきましょう。
