相続の仕事で戸籍謄本は誰が取ると効率的か

相続の仕事で大事なもののひとつに相続人の確認をすることがあります。

その中で重要となるのが、戸籍謄本の収集です。

だれが取れば、スムーズに仕事が進むか考えてみました。

税理士ならば取れる

税理士であれば、「戸籍謄本・住民票の写し等職務上請求書」というものを使うことで、お客様の戸籍謄本や住民票を委任状なしで取ることができます（印鑑証明書はNG）。

税理士以外にも、弁護士や司法書士といった士業の方に認められているのですが、職務上必要な場合に取得することができます。

依頼者の許可なく取得することはできるのですが、やはり一声かけておいておいた方がいいでしょう。

私もたまに使用しますが、お客様が取りに行くのが困難な場合といったときにのみ使用しています。

ところで、この「戸籍謄本・住民票の写し等職務上請求書」の入手のしかたですが、千葉県税理士会の場合には、

・職務上請求書等交付申請書（第7号様式　千葉県税理士会のHPからダウンロード可）
・税理士証のコピー

を千葉県税理士会に郵送の後、請求書の料金を振り込むことで入手できます。

料金は、1年前は795円（うちレターパック代520円）でしたが、レターパックが値上がりしたので、875円（うちレターパック代600円）になっているかと思われます。

独立して、まだ相続の仕事を受けていない場合であったとしても、相続を絶対にやらない方以外は準備しておいた方がいいです。私も相続の仕事がないと思って準備していなかったのですが、急にその仕事がきて、あわてて準備した苦い思い出がありますので…

税理士は広域交付制度が使えない

今までであれば、戸籍収集はお客様にお願いしつつ、入手が難しい（遠方などの場合）となった時は、税理士側で取るという形をとっていました。

そのため、故人様の現在の戸籍がある場所でご自分が簡単に取れるのものを取得していただき、その後はこちらで取得するパターンが多かったです。

ところで、令和6年3月より広域交付制度といって、本籍地以外の戸籍も近隣謄本も市区町村役場で取得することができるようになりました。

そのため、最寄りの市区町村役場で手続きをするだけで故人様の出生から亡くなるまでの戸籍謄本を取得することが可能になりました。

令和6年3月より戸籍謄本は本籍地以外でも取得できます

ところが残念ながら、この制度は職務上での請求は使えません。税理士が出生から亡くなるまでの戸籍をそろえる場合には、従来通りさかのぼりながら取得していくことになります。

お客様取得の方が圧倒的に早い

広域交付制度を使う場合でも、申請先の市区町村役場ですべてそろわなければ、即日発行はできません。申請をしてから１～２週間程度はかかりますが、そのかわり、出生から亡くなるまでの戸籍謄本をすべてそろえることができます。

この制度を使わないで、税理士がすべて準備すると、

・窓口であれば即日発行
・遠方の郵送取得の場合、1週間くらい（双方速達の場合）

郵送で戸籍謄本を取り寄せる場合

やはり、お客様に広域交付制度を使っていただいて、戸籍謄本をそろえた方が圧倒的に早いです。

税理士の職権による取得は、広域交付制度が使えない兄弟姉妹の相続の場合や、一部不足していた場合など、補助的な役割に使うのがベストということになります。

<大事なこと>
戸籍謄本は一カ所で揃うような場合を除けば、広域交付制度を使ってお客様に取っていただく方が圧倒的にスムーズに進みます。

＜昨日の出来事＞
終日、野田市の確定申告の無料相談会に。内容自体は難しいものはないのですが、数をこなさなければいけないので、意外とハードです。