独立後こそ仕組みづくりが大事

独立後は時間がかかってでも、仕組みづくりをしながら仕事をすることが必要です。

1回目の仕事をなんとなく惰性でやってしまうと、2回目も同じ苦労をする羽目になります。

独立後、私はこのことを怠ったことで、非効率な仕事ばかりしてしまいました。

独立後のツールは自由

私は独立してからは、すべて白紙の状態からスタートしています。

例えば、業務内容が独立前と同じ仕事であるため、会計ソフトや税務ソフトも同じものを使用すればスムーズに仕事はできたのでしょうが、あえて別のものを使うことにしました。

以前での事務所では、某大手の会社のものを使用していましたが、

・料金が高い
・会計ソフトでお客様を拘束するのがイヤ
・ノルマっぽいものがあった
・なんとなくしがらみを感じた

から、あえて外しました。

もちろん独立前からお客様をたくさん抱えていて、違うものを試す余裕すらないのであれば選んでいたかもしれません。慣れている方が余計な苦労をしなくてすみますので。

ただ、私の場合、お客様ゼロの全くやることがない状態からのスタートだったのでいろいろ試してみたいと思って、別のものに切り替えることを選びました。

会計ソフトに限らず、自由に選ぶことができるのが独立後の良さである反面、苦労することも多くありました。

独立後に苦労したこと

会計ソフトも税務ソフトも、苦労して時間をかければ直感でそれなりに使えます。

どうしてもできないところだけマニュアルを読んで進めていけば、ひととおりの仕事ができます。

私も初めの方はそうしていました。

ところが無事に仕事が終わって、「ああ、よかった」となってしまうと、必ずといっていいほど次に痛い目にあいます。

「あれっ、どうやるんだっけ？」「前はできたのに～」「こんなはずじゃない」となってしまい、2回目以降と初めてと同じくらい時間がかかってしまいます。

それ以外にも、

・ドロップボックスのデータ共有ってどうやるんだっけ？
・PDFデータの圧縮ってどうやるんだっけ？
・申告書は何をプリントアウト（PDFデータ）にするんだっけ？

と、自分の記憶を信じたばかりに、仕事が遅れ気味になってしまいました。

そして、前回調べたことと全く同じことを調べて…
と、とても非効率な仕事ばかりしていました。

記録の必要性とマニュアル化

はじめてのものを試す際には、何をやるにしても、とにかく時間がかかります。

なので、使えるようになったり、やりたいことができたりすると安心して終わってしまいがちですが、もうひと仕事しておく必要があります。

それは、仕事のゴールへの道筋とゴールの完成形をきちんと作っておくことです。

毎回悩んでいては、時間はかかってしまいますし、ちょっとしたミスも起きてしまいとても非効率です（気づくのに1年くらいかかってしまいました…）。

記録をしておくとともに、それをマニュアル化しておけば、次の仕事の際にはスムーズに物事が進みます。

記憶に頼るのは間違えです。人間なんてそんなものです。
1回やったからできるだろうは、ほぼ2回目にはできません。

そして、きちんとした完成形がどのようになるのかのチェック表も作っておいた方がいいでしょう。

どうしても目先の仕事に追われがちですが、この先にも仕事が続きます。

同じような仕事を毎回「どうやるんだっけ」からスタートしては非効率です。

独立後は完成形をチェックしてくれる人もいません。
上司には怒られることはないですが、ちょっとしたミスが命取りになってしまいます。

この仕組みづくり、ひとりで効率的に仕事をするのであっても必須です。
私もまだ不十分なことも結構ありますが。

＜大事なこと＞
人間の記憶だけに頼っていては、仕事はスムーズにいくことはありません。
一度仕組みを作って、スムーズに仕事が進むようにしましょう。

＜昨日の出来事＞
昨日も午前中からランニングへ、暑さで完全に力尽きてしまい午前は仕事できず。
秋は一体いつになったら来るのだろうか。
午後は、ブログとちょっと仕事の調べ事を中心に。